+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Архивная работа отдела кадров

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения отдела кадров. Дорогие читатели!

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Работаю со вкусом: Отдел кадров

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Архивная работа отдела кадров

Цель создания номенклатуры — установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности. Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:. Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов. Номенклатура дел отдела кадров на год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.

Состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная из сочетания букв и цифр индексация.

Так, например, порядковый номер кадровой службы в организации — В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела документами о проведении расследования, индекс изменится - Локальные и нормативные акты, утвержденные как самостоятельные документы, группируют в отдельные дела. Если же распорядительные документы являются приложениями, то и формируются они вместе с вышеуказанными документами. Например, штатное расписание и изменения к штатному расписанию будут иметь один индекс дела, так же как трудовые договоры и соглашения к трудовым договорам.

Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела. Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о направлении работника в командировку и т.

Документы по одному делу, но не связанные последовательностью исполнения указывается разновидность документов. По правилам делопроизводства дело должно содержать не более страниц при толщине не более см. При большом объеме дела его обычно разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание общего заголовка. Заполняется по окончании календарного года.

Сроки хранения документов регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6 октября г. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации решение Верховного Арбитражного Суда РФ от Следует учитывать, что Федеральным законом от 2 марта г.

Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до года, применяются прежние условия, требующие летнего срока хранения таких материалов. В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях, совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др. Следует обратить внимание и на содержание в Перечне других специальных отметок, которые относятся к срокам хранения документов.

Ниже приведена схема отметок в определенных случаях. По окончании календарного года работник, ответственный за ведение номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и количество дел с постоянным, временным до 10 лет и временным свыше 10 лет сроком хранения. При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия при ее действительном существовании и работе так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела.

В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно. При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца. Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.

Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения. В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года. Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать. Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс.

Врио — это временно исполняющий обязанности. ГОСТ по делопроизводству и документообороту г. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации.

А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера.

В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя. Рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве ГОСТ Что такое номенклатура дел кадровой службы. Ольга Стаценко. Ведение кадрового документооборота в компаниях осуществляется по-разному, однако в организациях, имеющих немалое количество документов, возникает потребность в их упорядочивании. Учитывая требования законодательства, определяющего сроки хранения, и обязанность работодателя по соблюдению хранения документов, номенклатура дел становится необходимостью.

Порядок формирования номенклатуры дел Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе: Федеральный закон от 22 октября г. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение.

Номенклатура дел кадровой службы, форма составления. Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ. Автор: Ольга Стаценко. Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

Связанные статьи. Как отозвать электронную подпись Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. Кадровая служба в организации Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании.

Требования к оформлению документации ГОСТ по делопроизводству и документообороту г. Правила оформления документов в делопроизводстве Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. Образцы документов. Как использовать сводные таблицы Excel в КДП. Как объявить простой по вине заказчика. Как заполнить форму номенклатуры дел организации. Реквизиты служебного письма. Образец письма о смене банковских реквизитов организации.

Club TK. Документы к приказам о проведении служебных расследований объяснительные записки, акты и др. Переписка с определенными корреспондентами указывается только общее видовое название. Плановая или отчетная документация указываются периоды, за которые составлены документы.

Что такое номенклатура дел кадровой службы

Уважаемая Ирина Борисовна! Поздравляем Вас с Юбилеем! От всей души желаем крепкого здоровья, непреодолимого оптимизма, успеха во всех сферах Вашей многогранной жизни, радостных и светлых событий. Ваш профессионализм, многолетний последовательный и упорный труд обеспечили уважение среди коллег. Дорогие читатели!

Цель создания номенклатуры — установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу. В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [1] далее — Правила В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Я знаю, как правильно… организовать кабинет отдела кадров

Используя этот сайт, вы соглашаетесь на использование и обработку ваших персональных данных. Советы Trud. Введите должность. Специалист отдела кадров. Москва, Селезнёвская улица, Ас. Столичный институт повышения квалификации специалистов. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

Приводим в порядок архив отдела кадров

Работа службы персонала связана с созданием, обработкой, использованием и хранением значительного количества документов. Эти документы, как правило, содержат сведения, относящиеся к персональным данным сотрудников, и должны быть защищены от несанкционированного доступа. Правительство РФ в своем распоряжении от Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные обязательства на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу.

Бесплатная консультация. Хранение и обработка документов по личному составу вызывает у специалистов по работе с персоналом множество вопросов:.

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу.

Цель создания номенклатуры — установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности. Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ежедневная работа Отдела кадров

Бесплатная консультация. Хранение и обработка документов по личному составу вызывает у специалистов по работе с персоналом множество вопросов:. Как обеспечить защиту персональных данных от несанкционированного доступа? Кто должен осуществлять архивную обработку документов по личному составу: узкопрофильный специалист или кадровик? Сколько времени кадровик должен посвящать работе с документами без ущерба для других обязанностей?

.

Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА. В первую Федерального закона от № ФЗ «Об архивном деле в Российской.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Якуб

    Еще смотря какие соседи живут рядом нормальные или идиоты