+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Журнал входящих документов с карточкой контроля образец

Заявления, телеграммы Письма Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители — это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте. Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов обязательно ведется в каждой организации. Это необходимый элемент полноценного управления. Он помогает вести учет поступающей корреспонденции. Форму журнала выбирает руководство. Необходимо занесение подробной информации о каждом документе. Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов — изготовленная типографским способом книга формата А 4. Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка. Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx.

Журнал обычно не дублируется на бумаге. Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней. Современный способ регистрации входящей корреспонденции — система электронного документооборота. В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения.

Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать. Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

Образец журнала. Регистрационный номер — уникальный набор цифр букв и цифр , который присваивается входящему документу. Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример.

Код структурного подразделения — В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером Дата документа — день, месяц, год его поступления в организацию подразделение.

После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. Подробнее о том, как участвовать в тендерах. Пошаговая инструкция. В статье тут порядок смены юридического адреса ООО. Какие сроки возмещение НДС из бюджета? Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней.

Основные виды документов :. Корреспондент — автор документа. Указываются фамилия, инициалы, название организации. Исполнитель — назначенный руководителем сотрудник для решения указанного в документе вопроса.

Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:. После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию. Эта надпись — способ административного воздействия — включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать. Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации.

Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:. Отметка об исполнении — это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации.

По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф. До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала. На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:. Читайте далее — как правильно заполнить декларацию ЕНВД.

Подробный мануал. В новости ссылка о том, как рассчитать производительность труда одного работника. Как рассчитать рентабельность бизнеса? С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения — 5 лет. Журнал — это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

Вопрос из разряда, а нужна ли авторучка делопроизводителю? Папка представляет собой вид канцелярской принадлежности. Это может быть: 1 обложка, 2 конверт для хранения бумаг, 3 скоросшиватель. Нужна ли она для делопроизводства, зависит от способа организации хранения входящей документации. Например, при организованном электронном документообороте, входящий документ сканируется и хранится в электронном виде.

В этом случае надобность в папке отсутствует. При отсутствии электронного документооборота, надобность в ней имеется. Здравствуйте Дмитрий. В общей практике да журнал по учету кадров и учету личного состава один и тот же, но так как форму данных журналов обычно делает каждое предприятие под себя, поэтому можете сделать их два, но большинство информации в них будет копироваться, поэтому только вам решать надо ли вам делать большую работу.

Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования. Оставить комментарий. Прочее Бизнес идеи Бухгалтерия Термины и определения.

О сайте Контакты Наши эксперты. Юридическая консультация. Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Это быстро и бесплатно! Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления — У руководителя появилось время прочесть его только Список нерегистрируемой корреспонденции прописывается в инструкции по делопроизводству, утверждается приказом. Обычно в него входят поздравительные телеграммы, письма, рекламные буклеты, печатные издания книги, газеты, журналы. Не нашли ответа на свой вопрос?

Материалы из раздела Термины и определения. Акт выполненных работ: назначение и рекомендации по заполнению.

Форма р порядок заполнения каждого листа. Что такое форма 4-ФФС.

Журнал входящих документов с карточкой контроля образец

Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале — при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения наложение резолюции , направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Далее разбираются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения наложение резолюции , направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Обработка входящей корреспонденции

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработку и отправку исходящих документов. Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:. Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях. Исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации процессов делопроизводства, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников является годовой объем документооборота.

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство

Москва 1. Общие положения 1. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях утверждена Постановлением Совета Министров СССР от. Дорогие читатели!

Журнал регистрации входящих документов обязательно ведется в каждой организации. Это необходимый элемент полноценного управления.

Такой журнал должен заполняться в каждой или на. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Организация документооборота на предприятии

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документов

.

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов. Электронная форма журнала Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции. В СЭД подстерегает.

.

Журнал регистрации входящих документов

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. goldselni94

    Адвокатская монополия противоречит Конституции РФ.